Gäller Oxie scoutkår (org. nr. 846002-7736) inklusive dess webbplats.

Denna integritetspolicy gäller från och med den 25 maj 2018 och ersätter alla tidigare versioner.

 

Allmänt

 Oxie scoutkår värnar om din personliga integritet. I denna integritetspolicy informerar vi om hur vi hanterar dina personuppgifter i samband med att du deltar i våra aktiviteter (exempelvis möten, läger och hajker) besöker våra webbsidor, registrerar ett medlemskap i Oxie scoutkår eller när du på annat sätt är i kontakt med oss. I den här policyn hittar du även information om vilka rättigheter du har gällande hanteringen av dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen GDPR.

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy för att återspegla förändringar i vår verksamhet, på våra webbplatser eller tjänster, eller gällande lag. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på webbplatsen.

Kontakta oss gärna om du har frågor eller synpunkter.

 

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

 Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (med eller utan andra uppgifter) kan kopplas till dig, t.ex. namn, personnummer, IP-adress eller närvaro på en aktivitet.

Alla former av åtgärder med personuppgifter är personuppgiftsbehandling, till exempel insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, läsning, användning, utlämning, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, radering eller förstöring.

 

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

 Oxie scoutkår (org. nr. 846002-7736), Toftåkersvägen 3, 238 35 Oxie, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som inhämtas och behandlas av organisationen och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

 

Hur samlar vi in personuppgifter?

 När du deltar i vår verksamhet samlar vi in personuppgifter såsom fullständigt namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer, vårdnadshavares kontaktuppgifter, årskurs, skola och viss medicinsk information som allergier, specialkost eller medicinering.

 

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

 För att kunna hantera scoutens medlemskap

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Registrering av medlemskap i Scouterna, Södra Skånes scoutdistrikt, Oxie Scoutkår samt i ett av världsscoutförbunden WAGGS (för flickor) eller WOSM (för pojkar). Detta sker genom att medlemmen registreras i Scouternas nationella register, Scoutnet. Scoutnets GDPR-policy finns tillgänglig på http://www.scoutservice.se/files/2018/05/information-personuppgiftshantering-Scoutnet.pdf
  • För att hantera de försäkringar du får som medlem genom Scouterna. (Läs mer om Scouternas försäkringar på http://www.scoutservice.se/utveckla-karen/administration/forsakringar/).
  • Skicka tidningen Scout till dig som medlem.
  • Söka bidrag kommunalt och statligt för vår verksamhet, inklusive närvarorapportering till kommunen.
  • Organisera verksamheten i grupper, vanligtvis baserat på ålder.
  • Kunna kontakta scouter och deras föräldrar för att informera om vår verksamhet såsom kommande möten, läger och hajker.
  • Utskick av faktura på medlemsavgiften.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Personnummer
  • Kontaktuppgifter till scouten som adress, e-post, telefonnummer
  • Kontaktuppgifter till vårdnadshavare (om scouten är under 18 år) som adress, e-post, telefonnummer
  • Information om betalda och obetalda medlemsavgifter
  • Datum för medlemskapets början.
  • Genomförda kurser (som exempelvis Trygga möten vilken är en obligatorisk kurs för alla ledare)
  • Närvaro på kårens aktiviteter
  • roller i scouterna såsom ledare, styrelseuppdrag o.likn.
  • Utmärkelser som exempelvis förtjänstmärken för ledare som varit aktiva i ett visst antal år.

Laglig grund:

  • Fullgörande av medlemskap och kunna bedriva scoutverksamhet.

Lagringstid

  • Vid avslutat medlemskap raderas uppgifterna från Scoutnet inom en månad från att medlemmen begärt att medlemskapet ska avslutas. Information om betald medlemsavgift sparas i enlighet med bokföringslagen (7 år). Bidragsunderlag sparas i enlighet med regelverket för bidragsansökan, vanligtvis i tre år. Närvarorapportering sparas i två år efter avslutat kalenderår. Roller i Oxie scoutkår som medför omnämning med namn i årsredovisningen, enligt gällande regelverk, sparas i och med att Oxie scoutkår arkiverar årsredovisningen.

 

För att kunna administrera medlemmars deltagande på aktiviteter

Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Veta vem som är närvarande på aktiviteten
  • Säkerställa att scouten får rätt vård om en olycka skulle inträffa
  • Kunna kontakta vårdnadshavare eller nära anhörig om scouten behöver mer hjälp, t.ex behöver hämtas i förtid eller behöver medicinsk vård.
  • Säkerställa specialkost och korrekt hantering av allergier.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Personnummer
  • Kontaktuppgifter till scouten som adress, e-post, telefonnummer
  • Kontaktuppgifter till vårdnadshavare (om scouten är under 18 år) som adress, e-post, telefonnummer
  • roller i scouterna som vem som är ledare för vilka scouter
  • Allergier
  • Mediciner som används
  • Sjukdomstillstånd som är relevanta för att kunna genomföra aktiviteten eller behöver uppges om scouten behöver medicinsk vård.

Laglig grund:

  • Fullgörande av aktiviteten på ett ändamålsenligt och säkert sätt för scouten.

Lagringstid

  • Ansvarig scoutledare samt övriga ledare på avdelningen har tillgång till sin avdelnings uppgifter under terminens gång. Därefter har enbart ansvarig avdelningsledare tillgång till uppgifterna. Dessa uppgifter raderas inom sex månader från ett nytt läsår.
  • Vid läger och hajker kan scouterna organiseras i andra grupper än sina vanliga avdelningar, med andra ledare än de som har hand om terminens avdelningar. De ansvariga ledarna för Oxie scoutkår på lägret/hajken har tillgång till uppgifterna under lägrets gång. Därefter har enbart den huvudansvarige ledaren från Oxie scoutkår för lägret/hajken tillgång till uppgifterna. Dessa uppgifter raderas inom sex månader från ett nytt läsår.

 

 För att kunna administrera ledares utlägg och ekonomiska rapportering

 Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Bokföra kostnader, intäkter och betalningar
  • Hantera utbetalningar av utlägg

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Bankkonto (vid utbetalning)

Laglig grund:

  • Fullgörande av förpliktelser enligt bokföringslagen.

Lagringstid

  • Uppgifterna hanteras som del av bokföringen och följer lagstadgad lagringstid, vanligtvis 7 år.

 

För att kunna berätta om vår verksamhet

 Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Berätta om vår verksamhet i form av foton och berättelser. Fotopolicy finns som varje scout tar ställning till och skriver under. Inga namn publiceras i samband med fotona. Inga foton publiceras på scouter som inte gett tillstånd till det.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Foton

Laglig grund:

  • Baseras på samtycke

Lagringstid

  • Så länge samtycke finns.

 

 För att skydda barn mot övergrepp och verksamheten mot brottslig verksamhet

 Personuppgifter behandlas för att möjliggöra följande:

  • Registrering av uppvisat utdrag ur belastningsregistret när nya ledare startar. En notering om att utdrag uppvisas görs i Scoutnet.
  • Noteringar om misstänkt beteende eller oegentligheter dokumenteras och förvaras i en särskild pärm som styrelsen har tillgång till. Detta ska dock enbart ske när det rör sig om så allvarliga förseelser att en polisanmälan övervägs.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är:

  • Namn
  • Notering om att utdrag ur belastningsregister uppvisats.
  • Anteckningar om förseelsen.

Laglig grund:

  • Fullgörande av verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Fullgörande av rättsliga förpliktelser.

Lagringstid

  • Notering från belastningsregistret raderas när medlemskapet upphör på samma sätt som övriga medlemsuppgifter.
  • Noteringar om misstänkt beteende sparas så länge polisutredning pågår.

 

Användning av cookies och insamling av information på hemsidan

Oxie scoutkårs webbplats använder kakor (cookies). Vi använder kakor för att kunna ge dig en bra upplevelse när du besöker vår webbplats. När besökare lämnar kommentarer på webbplatsen samlar vi in de uppgifter som visas i kommentarsformuläret samt besökarens ip-adress och user agent-sträng som hjälp för detektering av skräpmeddelanden.

En anonymiserad sträng som skapats utifrån din e-postadress (även kallat hash-värde) kan komma att sändas till tjänsten Gravatar för att avgöra om du finns registrerad där. Integritetspolicyn för tjänsten Gravatar finns på https://automattic.com/privacy/. När din kommentar har godkänts kommer din profilbild att visas publikt tillsammans med din kommentar.

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.

Om du anmäler dig till en aktivitet på vår webbplats kommer informationen att hanteras så som beskrivet ovan under aktiviteter.

Om du besöker vår inloggningssida kommer vi att sätta en tillfällig cookie för att undersöka om din webbläsare accepterar dem. Denna cookie innehåller inga personuppgifter och den försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Artiklar på denna webbplats kan innehålla inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). Inbäddat innehåll från andra webbplatser beter sig precis på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen.

Dessa webbplatser kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med sagda inbäddade innehåll, inklusive spårning av din interaktion med detta inbäddade innehåll om du har ett konto och är inloggad på webbplatsen i fråga.

Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.

För användare som registrerar sig på webbplatsen sparar vi även de personuppgifter de anger i sin användarprofil. Alla användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information.

 

Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

 Dina personuppgifter sparas endast så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål.

 

Delar vi personuppgifter?

 Vi delar endast dina personuppgifter när detta är ett lagkrav eller behövs för bidragsansökan. Personuppgifter delas även om vi behöver söka vård för en scouts räkning under en aktivitet. I övriga fall kommer samtycke först att inhämtas.

 

Hur skyddas dina personuppgifter?

 Vi vidtar nödvändiga legala, tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter från att manipuleras, gå förlorade eller förstöras eller att obehöriga får tillgång till dem. Våra säkerhetsrutiner uppdateras i takt med att tekniken utvecklas och förbättras.

 

Vilka rättigheter har du?

I enlighet med GDPR har du vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter. Tillgång till dina personuppgifter (s.k. registerutdrag)

Du har rätt att begära att få tillgång till dina uppgifter via ett registerutdrag. Eftersom det är viktigt att vi inte lämnar ut dina personuppgifter till någon annan, måste en begäran om registerutdrag göras skriftligen och undertecknas av dig. Vid utlämnandet måste din identitet säkerställas med identifikation av dig med någon godkänd ID-handling. Vi besvarar din förfrågan utan onödigt dröjsmål och som senast inom en månad. Skicka begäran om registerutdrag till info@oxiescout.se

Rättelse av personuppgifter

Du har alltid rätt att begära att dina personuppgifter rättas. Skicka din begäran till info@oxiescout.se

 Radering av dina personuppgifter

Du kan begära radering av dina personuppgifter, under förutsättning att vi inte har en skyldighet att spara personuppgifterna i enlighet med gällande lagar och regler. Skicka begäran om radering till info@oxiescout.se

Begränsning av behandling

Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Det innebär att du har rätt att säga nej till infobrev och andra utskick från oss.

 

Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?

 Om du har frågor kopplat till dataskydd och integritet eller anser att vi hanterat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt kan du alltid kontakta oss via info@oxiescout.se eller kontakta vår ordförande, se hemsidan för kontaktuppgifter.

 

Klagomål till tillsynsmyndighet

 Den som anser att det förekommer felaktig hantering av personuppgifter kan framställa klagomål till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten, som är ansvarig för tillsyn enligt gällande dataskyddslagstiftning.